供应商管理表格(供应商管理制度)

供应商管理表格
供应商管理制度是采购制度中的重要内容之一,采购体系从0到1必然要根据企业发展现状制定适用的供应管理制度,在成熟的采购体系中,供应管理制度也需要根据企业发展阶段持续更新优化。本文分享一则《供应商管理制度》模板(附表略),供大家参考。

第一章   总  则第一条   目的为建立健全科学、公正、长效的供应商管理机制,对供应商的选择、评价过程实施控制,开发和培育优质供应商,规范供应商管理,优化供应商梯队,促进战略性采购体系建设,持续为集团从外部获取优势资源,提高集团供应链竞争力,现根据采购职能和相关制度,结合集团发展战略,制订本制度。
第二条   适用范围本制度适用于集团原辅包、代理品牌和委外加工的供应商管理。
第三条   术语定义一、新供应商:指前期从未与我司合作过的供应商,或者超过一年未实际合作的供应商。二、原辅包:指所有投入生产成品所需的原料、辅料、包材,以及仓库发货使用的纸箱、胶带、气泡膜等。三、代理品牌:指我司在各类渠道代理或经销的非自有品牌的产品。四、关键指标:指决定营养、食用或使用的关键性指标,如主粮的蛋白质含量、纸箱的抗压、软包装的剥离力、用品的使用性能等。
第四条   各部门在供应商管理工作中的职责范围一、产品运营中心采购部(以下简称“采购部”)在供应商管理工作中的职责范围(一)负责供应商寻源工作;(二)负责与供应商在价格、账期、交货期等商务方面的澄清交流;(三)负责组织研发技术中心、产品运营中心品控部(以下简称“品控部”)共同对新供应商的准入评价工作; (四)负责组织研发技术中心、品控部共同对供应商的季度动态评价工作;(五)负责供应商评价表的拟定、组织会签、发布和存档;(六)向供应商下达整改要求并跟进供应商整改计划;(七)负责根据供应商评级结果进行科学的订单分配;(八)负责与供应商商务合作关系的日常维护;(九)负责供应商档案和合格供方名录的建立、保管和动态更新。二、研发技术中心在供应商管理工作中的职责范围(一)负责与供应商在产品验收标准方面的澄清交流;(二)负责与供应商在技术力量、创新能力等方面的评价;(三)负责与供应商关于技术方面的交流;(四)负责对新原辅料的样品验证、跟踪、反馈和引进审批。三、品控部在供应商管理工作中的职责范围(一)负责与供应商在检测方法和实操方面的澄清交流;(二)负责与供应商在硬件条件、品控能力、体系管理等方面的评价;(三)负责与供应商关于品质方面的交流;(四)负责对供应商到货产品的检测与反馈。四、产品运营中心产品部(以下简称“产品部”)在供应商管理工作中的职责(一)负责代工产品和代工厂的开发、迭代、代工产品全生命周期管理;(二)负责与代工厂在代工产品价格、账期、交货期等商务方面的谈判和合同签订;(三)负责在代工产品新品立项、老品升级、切换工厂过程中与供应商对接产品方面事宜。五、产品运营中心在供应商管理工作中的职责范围(一)负责对供应商评价结果进行审核;(二)负责对供应商管理工作进行监督。六、审计与风控中心在供应商管理工作中的职责范围(一)负责受理公司内部、供应商对供应商管理工作中不公正现象的投诉和举报;(二)负责供应商管理工作事前控制、事中监督、事后追查。七、集团经营管理委员会在供应商管理工作中的职责范围(一)负责根据集团发展战略提出供应商管理的方针、政策和目标;(二)负责对参与供应商管理工作的组织和个人的表现进行最终裁定。
第二章 供应商准入制度第五条   评价范围凡属于第三条规定范围的新供应商,必须按本章制度进行准入评价。代工厂的准入,由产品运营中心产品部主导,完成前期调查、资格认证、样品认证、实地考察、商务谈判等全流程,遵照《产品运营中心新供应商引入标准及管理办法》执行。
第六条   资格认证一、在引进新供应商前必须通过实地调查、间接了解等各种方式对供应商进行资格认证。二、证件:新供应商必须具备国家或行业要求具备的证件,包括营业执照、行业许可证(如饲料生产许可证、兽药生产许可证、印刷经营许可证、条形码印刷资格证)等。三、设备及生产环境:新供应商应提供《设备清单》和《厂区、车间平面图》,且具备符合我公司要求的生产设备;有独立的完整车间,符合品质管控要求的隔离和封闭防护措施,无重大污染源。四、生产能力:必须具有满足我公司需求量的生产能力,必要时提供财务报表。五、通过的相关体系认证,实验室检测设备及检测能力,实验室人员检测资质及操作水准。六、外部环境(工厂附近是否有重大污染源、大型露天堆货场等)及污染处置方法。涉及到的供应商,需提供污染处理证明或其他与污染相关的污染物处置证明。七、信誉:与集团的历史合作情况、行业地位、媒体关于供应商的正面或负面报道等。
第七条   样品验证一、原辅料样品由研发技术中心验证、评定。二、委外加工的成品样品由产品部、研发技术中心、品控部共同评定。
第八条   实地考察一、新供应商,在正式合作前,必须由品控部、采购部、研发技术中心、审计与风控中心、产品部到供应商处实地考察(具体详见第四章)。二、对于因需紧急采购或其他特殊原因在合作前无法实地考察的,应进行文审。文审内容包括:供应商证件、设备清单、厂区及车间平面图、实验室仪器一览表、供应商生产能力评估报告、供应商体系文件等材料。
第九条   商务谈判由采购部与供应商进行价格、账期、交货期等商务条件的谈判。
第十条   综合评定品控部、采购部、研发技术中心三部门分别对新供应商在资格认证、样品验证、实地考察、商务谈判等方面进行分项评分后,做出《新供应商综合评价表》,详见表1。
第十一条    试合作、整改与淘汰一、经评定为试合作的新供应商,纳入合格供方名录(详见表2),由采购部签订合同和《质量承诺书》试合作。试合作期间按C级供应商的订单分配比例下单。二、经评定为整改的新供应商,由采购部发送整改通知单(详见表3)给供应商,要求整改并反馈,集团根据其整改成果重新评定。三、经评定为淘汰的新供应商,或有重大不合格项且无整改能力或意愿的,直接淘汰。四、供应商评价制度、评级标准及订单分配比例详见第三章。
第十二条    到货验证一、新供应商纳入合格供方名录后的三个月为试合作期。二、到货后经检验不合格且供应商有异议的,可进行复检、对标或委托第三方检验,检验结果以复检或第三方检验为准。复检由品控部负责;对标由研发技术中心和品控部负责;委托第三方检验由品控和采购部负责。经对标讨论后,确实需要修正验收标准的,由研发技术中心负责修订;确实需要修正检测方法的,由品控部负责修订。三、在试合作期限内,到货不合格的供应商,将由采购部下达《不合格物资整改函》(详见表4)给供应商,供应商应在两个工作日内书面反馈整改计划,在五个工作日内整改结束并反馈。(一)  试合作期间内,到货不合格批次累计≤2批,且能按时整改并整改有效的,届满后保留合格供方资格。(二)  试合作期间内,累计达到三批到货不合格的,延长试合作期三个月。延长试合作期后到货均合格的,保留合格供方资格;延长试合作期后到货再次出现不合格的,取消合格供方资格,一年内不得再合作,一年后若需继续合作,必须按供应商准入制度重新评定。(三)  试合作期间内,出现到货不合格且逾期不整改的,取消合格供方资格,两年内不得再合作,两年后若继续合作,需按供应商准入制度重新评定。四、在纳入合格供方名录后,供应商与集团正常合作过程中,出现同一指标连续两次到货不合格的,应在当月组织重新实地考察。
第三章  供应商评价制度第十三条     供应商评价原则一、公平公正原则本制度第二条规定的所有供应商,都应依照本制度要求统一管理;所有供应商都应该得到公平公正的评价;所有被评价的供应商都应该收到评价结果。二、目标一致原则供应商管理的目的在于通过持续向供应商提出改善建议,以不断提高供应商的交付质量和能力,进而达成战略合作,实现互惠共赢。如果供应商不具备共同发展的战略理念,不认可集团供应商管理制度,则应该择机将其替换淘汰。三、竞争择优原则科学的供应商管理体系应能强化供应商之间的良性竞争,通过竞争择优,不断优化供应商梯队。四、整改优先原则应审慎执行淘汰。对于不合格供应商,应先中止合作,同时给予整改机会,经证实不具备整改能力或意愿后再淘汰。五、持续改进原则供应商管理是采购管理和供应链管理工作的重心,是一项持续改进的工作,应纳入日常工作并持续改进。合格供方名录应动态更新。
第十四条     供应商评价标准合格供方实行动态更新原则。在合作过程中,每季度末将严格按表5《在合作供应商评价表》组织评价和评级,更新合格供方名录,并作为下一季度订单分配的依据。
第十五条   供应商评价程序一、在日常工作中,采购部、品控部和研发技术中心应当针对《在合作供应商评价表》中所载指标,各自建立供应商表现的原始数据收集模型,如采购部的价格一览表、订单执行报表,品控部的来料检验记录,研发技术中心的技术交流记录等。二、采购部每季度末联合品控部、研发技术中心共同对在合作供应商依照《在合作供应商评价表》中所载指标进行季度评价,数据来源于当季度本条第一款所指的原始数据收集模型,以及当季度供应商在硬件设施、技术创新等方面的投入,和其在行业内的新闻与评价等。三、采购部每年12月下旬至次年1月上旬,联合品控部、研发技术中心共同对供应商进行年度评价,并将评价结果报产品运营中心审核后提报至集团经营管理委员会。供应商评价结果与订单配额实行挂钩联动;(一)得分≥90分:优秀供应商(A级),第2年列为主供供应商,配额≥40%。(二)80≤得分<90分:合格供应商(B级),第2年列为补充供应商,配额15%-40%。(三)70≤得分<80分:考察供应商(C级),要求供应商对评分较低的指标出具书面整改函并实际作出有效整改后继续合作,第2年列为后备供应商,配额≤15%。(四)得分<70分:不合格供应商(D级),暂停合作1年,1年后按新供应商准入制度进行评定。四、公司每年三月底前,为上一年度评价为A级优秀供应商发放“优秀供应商”奖牌并激励其持续改进,对B级供应商书面提出改善建议,对C级供应商书面通知中止合作并提出整改意见,对D级供应商书面通知终止合作并明确指出不足之处。五、非季度及年度评价时间,如行业内同时有多家供应商出现负面新闻或停产等异常情况,采购部将组织评价。
第十六条   供应商的档案管理一、 采购部负责更新和保管合格供方名录和供应商评价档案,以备客户审核、体系审核与工作交接之用。二、     采购部负责供应商证件如营业执照、生产许可证、印刷许可证等收集、更新和存档工作。三、     负责印刷类业务的采购员,应联合品控部每月对版本记录整理一次,并做好档案登记。四、     合格供方名录和供应商档案属于集团一般性密级文件,原则上不对除采购部、品控部、研发技术中心及上级主管部门以外的组织及外部公司开放,如有查阅需求,需书面提出申请,经由采购部负责人同意后方能查阅。五、     采购部、品控部、研发技术中心等参与供应商管理工作的组织和个人对合格供方名录和供应商档案负有保密义务。
第四章  供应商实地考察制度第十七条   供应商实地考察原则一、新供应商准入前必须进行供应商实地考察,合格供方必须每年轮动一次动态实地考察。二、实地考察形式包括预约检查和飞行检查两种形式。三、实地考察时必须进入对方车间、实验室实地考察,同时通过与对方技术、品控、管理部门多方面交流,全面真实地了解对方管理能力、环境设备、制程控制、品控能力、员工素养、纠偏能力、交付能力、创新能力等各方面情况。四、实地考察由品控部组织,由品控部、研发技术中心与采购部(必要时联合审计与风控中心、产品部)共同参与,各部门均有各自评价的内容及权利。
第十八条   供应商实地考察内容一、供应商实地考察内容包括管理能力、环境设备、制程控制、品控能力、员工素养、纠偏能力、交付能力、创新能力等八个方面内容。二、以上内容通过《供应商实地考察评分表》(详见表6)呈现。
第十九条   对供应商实地考察结果的考核一、  《供应商实地考察评分表》的结果,是《新供应商综合评价表》和《在合作供应商评价表》的重要内容。二、  《供应商实地考察评分表》的填写务必客观、真实、准确,如发现弄虚作假则对该评价人员罚款2000元/次,并给予严重警告处分,重犯开除,给集团造成损失在5000元以上的将对该评价人员按照损失金额的10%进行索赔,并予以解除劳动合同。三、  《供应商实地考察评分表》结果分类(一)    实地考察未出现重大不合格项,则将分数计入《新供应商综合评价表》或《在合作供应商评价表》。(二)    实地考察出现重大不合格项,供应商有整改意愿并有能力的,则中止合作并向其下达整改通知单(详见表3),待其整改后重新考察,未再出现重大不合格项将分数计入《新供应商综合评价表》或《在合作供应商评价表》;若再出现重大不合格项则淘汰。(三)    实地考察出现重大不合格项,供应商无整改意愿或整改能力的,则淘汰。
第五章  供应商淘汰制度第二十条   供应商淘汰标准凡供应商出现以下情形者,将列为不合格供应商进行淘汰:一、     在合作过程中,一个季度内连续两次到货关键指标不合格,或者一个季度内累计达到三次货关键指标不合格的;二、     在与我司合作过程中发生欺诈行为并导致我司损失的;三、     通过联盟、串标、排他、控制供货量等方式,牵制我司采购业务正常开展的;四、     不能提供有效资质证件,或提供的证件存在作假的;五、     与我司发生过重大业务纠纷的;六、     与我司业务操作中存在重大遗留问题且未落实处理的;七、     在行业内及被各类新闻媒体及社会组织负面曝光,我司认为存在商誉或品牌公信度连带风险的;八、     产品或企业被监管部门查处的;九、     在业务操作中通过贿赂我司员工以达成合作的;十、     行情发生变化时,不执行已生效的合同,经催告后仍然拒绝履行的;十一、在准入、季度或年度供应商评价中,被评定为D级供应商的;十二、供应商多次到货不合格,且整改无效的。第二十一条   淘汰的执行与发布一、淘汰的执行与发布由采购部负责。二、不属于第二十条第十款的供应商淘汰,采购部应组织品控部、研发技术中心会签,报上级主管部门审批通过后方能执行。三、采购部应将淘汰供应商及时从合格供方名录中清除,并向淘汰供应商发布淘汰通知及原因。三、代工厂的淘汰,采购部组织产品部、品控部、研发技术中心讨论,报上级部门审批,以便产品部提前匹配、及时补充新供应商。第二十二条   黑名单期限凡被淘汰的供应商,一年内不得合作。一年后,如要重启合作,必须按供应商准入制度重新评定,评定合格后方能合作。第二十三条    淘汰的审慎原则对出现潜在问题、有可能列入淘汰名单的供应商,采购员应对其出具书面的限期整改通知单,规定期限内未落实整改或整改无效的再作淘汰。第二十四条    对不公正评价的惩处任何有权参与供应商评价的人员,均不得以私人原因对供应商做出无理由淘汰评价,否则,将对其处以500元/次的罚款。
第六章  附  则第二十五条     本制度为集团采购管理制度的重要组成部分,保留前期《供应商质量管理制度》、《产品运营中心新供应商引入标准及管理办法》继续有效。本制度条款与除上述两个文件外的其他制度冲突的,按本制度执行。第二十六条    本制度自颁布之日起正式执行,解释权归集团产品运营中心。
颁布日期:某年某月某日

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